Am Sonntag, den 07. November 2021 trafen wir – das Organisationsteam – uns nach einer erfolgreichen „Langen Nacht der Wissenschaften“ in Clausthal zum Frühstück und konnten erschöpft, aber glücklich auf die vergangene Woche zurückblicken. Die meisten Ab- und Rückbauarbeiten waren abgeschlossen und wir nahmen uns die Zeit, uns alle noch einmal gemeinsam in Ruhe zu treffen, bevor wir uns der letzten verbleibenden Aufgaben widmen und alle wieder in Richtung Heimat aufbrachen. 

Lasst uns einmal gemeinsam zurückblicken, welchen Weg wir gegangen sind, um an diesem Punkt anzukommen. 

Den Anfang der Planung zu finden ist gar nicht so einfach – immerhin haben wir bereits 2020 mit der Planung einer Langen Nacht der Wissenschaften begonnen und mussten dann aus bekannten Gründen pausieren. Nehmen wir hier den November 2020. Hier haben wir uns schon die ersten Gedanken gemacht, welchen Umfang die Veranstaltung haben soll und haben uns dazu entschlossen, dass sie wieder an mehreren Orten auf dem Campus stattfinden soll. Wir waren uns auch einig, dass wir weiterhin einen Termin gegen Ende des Jahres bevorzugen. Diesen Termin haben wir schlussendlich mit der Universität abgestimmt und geprüft, dass dieser nicht mit anderen Veranstaltungen im Harz kollidiert. 

Mit der Einigung auf einen Termin konnten 2021 die Planungen beginnen: Zunächst haben wir den Termin über unsere Website und Soziale Medien veröffentlicht. Danach haben wir begonnen Uniintern zur Teilnahme in Form von Programmpunkten aufzurufen. Im Februar und März haben wir weitergemacht zu externen Referenten Kontakt aufzunehmen und sie einzuladen, um Teil der Langen Nacht der Wissenschaften zu werden. Die Referenten haben entweder schon einmal bei einer Langen Nacht der Wissenschaften bei uns mitgewirkt oder wir sind über andere Veranstaltungen, auf sie aufmerksam geworden. 

Da die Entwicklung der Corona-Situation im Frühling noch sehr ungewiss war, mussten wir mit der weiteren Planung warten, bis wir die Zusage hatten, dass die Veranstaltung in den Räumen der Universität – ggf. unter Auflagen – stattfinden darf. Eine entsprechende Zusage bekamen wir dann im Juli. Die Zeit bis dahin haben wir genutzt, um Systeme für den Online-Ticketverkauf zu vergleichen, zu testen und darüber hinaus die Entwicklung von zwei eigenen Systemen zu starten: Eines, das ermöglicht die benötigten Informationen von den Referenten abzufragen und mit diesen dann ein Programm zu planen und zu veröffentlichen, und eines, um die Reservierung zu ermöglichen und die Besucher an den einzelnen Veranstaltungsorten einzuchecken. Diese beiden Systeme wurden von uns bis zum Veranstaltungsbeginn noch weiterentwickelt und angepasst. 

Anfang September, zwei Monate vor der Veranstaltung nahm die Planung wieder Fahrt auf, es mussten Fragen hinsichtlich der hygienischen Rahmenbedingungen geklärt werden. Zudem mussten noch letzte Anstrengungen zwecks Sponsorings unternommen werden. Wir haben die benötigten Räume für den Zeitraum bei der Universität angefragt und es wurde schon ein erster Programmentwurf erarbeitet. Das Design für die Tickets, Flyer und Plakate wurde erstellt. 

Im Oktober ist der Vorverkauf gestartet, die erste Version vom Programm wurde veröffentlicht und interne Zeitpläne für die Veranstaltungswoche erstellt. Wir haben mit der Helferaquise für den Auf- und Abbau und den Veranstaltungsabend begonnen, letzte Absprachen zu den verschiedenen Veranstaltungsorten getroffen, verstärkt für die Veranstaltung geworben, letzte Technikfragen geklärt, Material- und Einkaufslisten geschrieben und Pläne gemacht, wann wir welches Material mit welchem Fahrzeug transportieren. 

In der Woche vor der Veranstaltung waren wir damit beschäftigt unsere Zentrale und die Veranstaltungsorte vorzubereiten, Material und Technik abzuholen und vorzubereiten, die Logistik zu managen, die Helfer und Aufgaben der Teammitglieder zu koordinieren, diverse Aushänge für den Freitag zu erstellen und auf kurzfristige Planänderungen zu reagieren.